Koers voor externe en interne dienstverlening: werken in en aan de winkel
In de afgelopen periode heeft een aantal ontwikkelingen veel impact gehad op de organisatie. Nijmegen groeit, niet alleen in aantallen inwoners, maar ook in ambities en stedelijke opdrachten. De ambtelijke organisatie groeit mee met de ontwikkelingen om de stad klaar te maken voor de toekomst. De organisatie breidt uit en de verwachting is dat deze tendens de komende tijd nog doorzet. Dit werpt nieuwe uitdagingen op. Het kunnen blijven garanderen van de kwaliteit vraagt om een evenwichtige groei waarbij de ondersteunende en leidinggevende functies gelijke tred houden met de uitbreiding van taken. De afgelopen jaren is hierin onbalans ontstaan. Daarnaast plaatst de groei ons voor vraagstukken op het punt van onze externe en interne dienstverlening.
Externe Dienstverlening
We hebben bewuste keuzes te maken voor de kwaliteit van onze externe dienstverlening. Waar zetten we maatwerk voorop en waar kiezen we voor eenvoud en snelle uitvoering? En als we langere wachttijden accepteren, hebben we daar als bestuur en organisatie ook voor te gaan staan. Bij dienstverlening voor inwoners leiden besparingen in de frontoffice vaak tot extra werk elders in de backoffice. Keuzes voor meer digitale dienstverlening hebben veel impact. Onderzoek is nodig, hoe bij proactieve en digitale dienstverlening beter én goedkoper hand in hand kunnen gaan.
Interne Dienstverlening (Bedrijfsvoering)
Juist in een tijd van schaarste willen we blijven investeren in het verder ontwikkelen van de organisatie, onze medewerkers en onze werkwijzen. Graag leren we daarbij van creatieve oplossingen elders in het land. We willen onze organisatie transformeren naar een moderne, responsieve overheid waarin de Nijmegenaar centraal staat. Ons beleid en de uitvoering daarvan worden niet in de dienstgebouwen gemaakt, maar komen tot stand door actief samen te werken met de stad en de regio. We werken de visie op onze organisatie verder uit en brengen samenhang aan. We werken op uiteenlopende terreinen aan het ambtelijk vakmanschap van onze medewerkers, zoals op het gebied van informatievoorziening en bestuurlijke advisering. Ook wijkgericht werken, taken in het kader van de Omgevingswet, dienstverlening, informatiebeveiliging, privacy, archivering en frauderisicobeheersing verdienen extra aandacht.
Onze uitvoeringskracht wordt versterkt met een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Hiervoor is een extra impuls nodig. Nieuwe taken op het gebied van privacy, informatiebeveiliging, ethiek, inclusie, veiligheid en ondermijning, vragen om nieuwe functies. De groei van de organisatie heeft effecten op de reguliere bedrijfsvoering: er is meer vraag en de vragen zijn complexer. Momenteel zijn we MS365 aan het invoeren. Daarmee willen we onze onderlinge samenwerking verder faciliteren en verbeteren, evenals de samenwerking met de stad. Daarnaast willen we bewerkstelligen dat onze archivering gaat verbeteren. Dit geeft ook kansen om onze informatievoorziening naar een hoger peil te brengen, bijvoorbeeld voor onderzoeken van de Rekenkamer of vragen van inwoners of onze gemeenteraad. Om de informatiefunctie te optimaliseren gaan we de maatregelen van het plan informatievoorziening op orde uitvoeren. De digitale infrastructuur is helder en ondersteunend. We actualiseren de bestaande organisatievisie en concretiseren deze binnen alle organisatieonderdelen. We implementeren opgaven, programma’s, projecten en regulier werk zodat duidelijk is hoe deze zich tot elkaar verhouden, en doen dit door flexibel samen te werken.
Het is goed om erbij stil te staan of onze huidige organisatiestructuur en sturings- en inrichtingsprincipes nog aansluiten bij de bij de groei van de organisatie en of dat kan leiden tot knelpunten. We signaleren dat een groot aantal organisatieonderdelen getalsmatig groter is dan de norm, wat kan leiden tot kwaliteitsverlies in de resultaten. Ook zien we dat de ondersteunende functies niet op alle onderdelen in balans zijn met het groeiend aantal taken. We verkennen nu of en in welke mate een aanpassing van de organisatie en mogelijk ook onze sturings- en inrichtingsprincipes noodzakelijk is om de (groei)uitdagingen die onze stad en onze organisatie hebben, het hoofd bieden.
Bekostiging Bedrijfsvoering
In 2023 zijn extra middelen beschikbaar gesteld, maar naar de toekomst toe zien we dat er meer nodig is om op alle fronten van bedrijfsvoering aan de kwantitatieve en kwalitatieve ondersteuningswensen te kunnen blijven of gaan voldoen. Op meerdere dienstverlenende afdeling zijn flinke financiële knelpunten. En ook informatiehuishouding vergt structureel extra inzet en financiële middelen. Het is op dit moment niet exact te zeggen hoeveel extra budget dit gaat vergen en op welke momenten precies, daarom verwachten we dat we dit thema de komende jaren meermaals in gaan brengen in de P&C-cyclus,
Een eigen variant van het ‘trap op trap af’-mechanisme kan naar de toekomst toe uitkomst bieden om op basis hiervan de dienstverlening en bedrijfsvoering te laten mee-ademen met de omvang van de organisatie. Om zo de verwachte en wenselijke ondersteuning kwalitatief en kwantitatief waar te maken in een groeiende en zich ontwikkelende organisatie. We werken de komende tijd uit hoe dit eruit zou kunnen gaan zien.
Voorstel keuzes voor de koers voor dienstverlening en bedrijfsvoering:
- We verwachten dat we de komende jaren verder moeten investeren in de interne en externe dienstverlening. Wij gaan dit niet uit de weg. Om deze reden zullen we jaarlijks in beeld brengen wat er (extra) nodig is en met voorstellen komen hoe hierin te voorzien.
- We ontwikkelen een Trap-op-trap-af systematiek om de bedrijfsvoering mee te laten bewegen met de primaire processen.